1. UTARBEIDELSE AV PROTOKOLL

Protokollfører(e) utarbeider en protokoll som underskrives av de to medlemmene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen. En årsmøteprotokoll er ikke et referat fra årsmøtet, og skal ikke inneholde sitater og ufyllende beskrivelser ut over det som er nødvendig.

En protokoll skal inneholde det som foregår på møtet, verken mer eller mindre. Det vil si at protokollen skal være oversiktlig, korrekt og saklig. Som utgangspunkt er det nok å angi hva saken gjelder, hvem som hadde ordet i saken, eventuelt stemmetall og hva vedtaket ble. Man skal altså ikke innta hva Ola eller Kari sa da debatten foregikk. Dette hører til et referat. Som utgangspunkt er arbeidet med å føre protokoll enkelt, særlig hvis den som skal føre protokoll har utarbeidet en mal i forkant. Den vanligste feilen er at protokollføreren inntar for mye i protokollen, altså ting som ikke skal stå i denne. På den andre siden skal imidlertid protokollen være tilstrekkelig utfyllende, slik at sakene som blir behandlet er godt nok belyst. For årsmøtet skal det som nevnt føres protokoll. 

Følgende momenter vil være hensiktsmessig å innta i en protokoll: 



Foreningen bør skrive protokoll (referat) fra årsmøte. Årsmøteprotokollen er et viktig dokument som viser hvilke saker som er diskutert og eventuelt vedtatt. I tillegg til at protokollen er viktig for medlemmene, er det også et viktig dokument i forbindelse med dokumentasjon av opplysninger dere melder til oss. (Brønnøysundregistrenes hjemmeside)

Hvilke opplysninger bør årsmøteprotokollen inneholde?

Protokoll fra ordinært eller ekstraordinært årsmøte bør inneholde:

  • navn på klubben som har avholdt møte
  • dato og sted for årsmøtet
  • opplysning om hvor mange som var til stede, eventuelt hvem som deltok
  • valg av styre, med fullstendig oversikt over styrets sammensetning etter valget
  • informasjon om sakene som har vært til behandling/vedtak som er gjort

Årsmøteprotokollen skal underskrives av de som er valgt av årsmøtet til å undertegne.

Utgangspunktet i henhold til lovmalen er at når et vedtak er fattet, er det vanligvis ikke anledning til å ta dette opp til ny behandling. Det kan da bare tas stilling til om protokollen er riktig ført (redaksjonelle endringer). Årsmøtet kan likevel velge å endre vedtaket dersom det er nødvendig. Dette følger av at årsmøtet er klubbens høyeste myndighet, jf. lovmalens § 3-1. Videre er protokollen med de vedtakene som ble fattet endelig når årsmøtet er avsluttet.
 
Det kan også nevnes at en protokoll skal være objektiv og absolutt korrekt. Dette er et ufravikelig krav. Protokollen skal ikke være farget av protokollførerens personlige oppfatninger eller sympatier i den enkelte sak. 

NKK har utarbeidet et forslag til protokoll her.

Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som sørger for at den enten blir publisert på klubbens hjemmeside, blir oversendt til medlemmene pr brev,e-post, eller på annen måte blir gjort tilgjengelig for medlemmene Dersom styret ønsker å legge ut protokollen på klubbens hjemmeside, eller distribuere denne elektronisk til medlemmene, må styret vurdere om protokollen inneholder informasjon som av personvernhensyn eller av andre grunner, ikke bør gjøres tilgjengelig på Internett. Klubbene kan kontakte NKK for bistand i denne vurderingen. (Se nærmere om GDPR her)

Dersom styret ikke får tak i de som skal underskrive protokollen eller de av ulike årsaker nekter å signere, kan klubbene kontakte NKK for bistand.


2. REGISTRERING I BRØNNØYSUNDREGISTRENE MM.

Styret må sørge for å registrere endringer i styresammensetningen i Brønnøysundregistrene, og oppdatere opplysninger om tillitsverv mv.  i sitt medlemsregister og på ev. hjemmeside.  
Når må jeg sende inn årsmøteprotokoll? (Brønnøysundregistrene)
På siden Endre opplysninger for lag eller forening, finner du eksempler på når du må sende inn årsmøteprotokoll til oss. Når du sender inn protokollen, laster du den opp som vedlegg til skjemaet Samordnet registermelding.