Styret bør være tidlig ute med å planlegge årsmøtet. Styret er den høyeste myndighet mellom årsmøtene. Det betyr at det er styret som må beslutte på hvilken måte årsmøtet skal gjennomføres. Styret kan fatte vedtak om at årsmøtet skal gjennomføres fysisk eller digitalt. Se veileder om gjennomføring av digitale årsmøter her.

1. PLANLEGGING AV ÅRSMØTET

Rent praktisk må styret finne et passende møtelokale. Dersom klubben ikke har et eget lokale tilgjengelig, bør man være ute i god tid med å bestille/leie et lokale til årsmøtet. Normalt vil det være mange medlemmer til stede på årsmøtet, og det vil ofte være nødvendig med et stort lokale. Det bør være et mål at flest mulig av klubbens medlemmer møter på årsmøtet. Derfor må styret ta hensyn til hvordan dette best mulig kan ivaretas med hensyn til hvor og når årsmøtet skal avholdes.
Når dette er på plass, møtes styret for å planlegge detaljene:

  • Hvem skal lede møtet? (Møteledelse velges av årsmøtet – styret kan foreslå en kandidat til oppgaven, men andre kan bli valgt av årsmøtet)
  • Er det noen som skal gjøre noe praktisk på møtet?
  • Skal det være bevertning? I så fall hva slags?
  • Trengs det noe spesialutstyr til møtet, og hvem kan skaffe det?
  • Det bør sikres at noen kontrollerer hvem som kommer på årsmøtet, herunder hvem som har betalt kontingent og har stemmerett.

På selve møtedagen må de personene som har fått oppgaver være ute i god tid før møtet starter. Lokalet må settes i stand, eventuelt teknisk utstyr må prøves. Stoler og bord må settes på plass. Så langt det lar seg gjøre bør alle medlemmene få sitte slik at de ser og hører godt.

2. BEKJENTGJØRING

(annonsering av årsmøtedato, frist for innsending av saker/kandidater til valg)

Årsmøtet skal avholdes innen en bestemt dato, jf.  § 3-1 første ledd. Denne datoen/fristen er vedtatt av årsmøtet. Før styret kan innkalle til møtet, må årsmøtedatoen gjøres kjent for medlemmene. Etter § 3-3 første ledd skal datoen gjøres bekjent med minst 8 ukers varsel, slik at medlemmene skal få tid til å fremme forslag til saker og kandidater til verv før innkallingen sendes ut. Styret skal også ha tid til å forberede de sakene som er obligatoriske på årsmøtet. 

I bekjentgjøring må følgende med: 

  • Dato og klokkeslett
  • Sted (fysisk eller digitalt)
  • Frister for når medlemmene må sende saker/ forslag på kandidater til valg
  • Hvor forslag skal sendes

3. INNKALLING
 

En av styrets oppgaver er å avholde årsmøtet, jf. § 4-3. Bestemmelsen må sees i sammenheng med lovmalens § 3-3 andre ledd hvor det fremgår hvordan innkallingen skal sendes
Det skal av styret innkalles til ordinært årsmøte med minst 2 ukers frist. Innkallingen skal sendes, enten pr post, e-post, i medlemsblad eller publiseres på klubbens nettsider.
Årsmøtet innkalles av styret innen den fristen som fremgår av klubbens egen lov og som minst må være 2 uker før årsmøtet skal avholdes. Innkallingen skal skje enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte. Innkalling sendes, enten per post, epost eller på klubbens nettsider. Det vesentlige er at styret ivaretar medlemmenes rett til å kunne delta på årsmøtet, herunder må de sikre at innkallingen når ut til samtlige medlemmer i klubben. 

Forslag til innkalling finner du her.

§ 3-3 tredje ledd angir hva som skal følge med innkallingen:

  • Informasjon om digitalt årsmøte og hvordan dette skal avholdes
  • Saksliste 
  • Årsberetning 
  • Regnskap med revisors beretning 
  • Forslag eller saker som medlemmene eller styret ønsker behandlet 
  • Budsjett for neste år 
  • Forslag til kandidater til valgene 

For medlemsklubbene er det valgfritt om budsjett for neste år skal følge med innkallingen. Dette avhenger av om årsmøtet skal godkjenne budsjettet for neste år, jf. § 3-4 første ledd bokstav h). Imidlertid må det fremkomme av klubbens lover hvilke krav som gjelder, altså om budsjettet skal behandles eller ikke. Med andre ord kan ikke styret beslutte at budsjett ikke skal følge med dersom klubbens lover sier noe annet. 
Sakslisten skal inneholde en kort redegjørelse av hver enkelt sak samt forslag til vedtak. Sakslisten vil da kunne fungere som en mal for protokollen, slik at man kan lese opp protokollen på det tidspunkt møtet er ferdig. Se nedenfor om protokollføring.

4. FORSLAG SOM ØNSKES BEHANDLET PÅ ÅRSMØTET

Alle klubbens medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har klubbens styre og de komiteer/utvalg som er gitt forslagsrett i klubbens egen lov, f.eks. valgkomiteen.
Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes klubbens styre senest fire uker før årsmøtet. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen klubben har oppgitt i innkallingen. Styret må sørge for at alle saker et medlem ønsker å få behandlet, og som er fremmet innen utløpet av fristen, fremmes for årsmøtet. Styret har ikke anledning til å unnlate å inkludere forslag styret misliker, er uenig i eller mener ikke er egnet for behandling av årsmøtet. Styret kan i saksdokumentene i tilknytning til den enkelte saken, uttrykke sin oppfatning av forslaget, og hvorfor det ev.  ikke bør vedtas. Dersom det skulle komme inn forslag som er av en slik art at det kan innebære et lovbrudd om styret inkluderer forslaget i saksdokumentene, har styret anledning til å unnlate å ta med forslaget i saksdokumentene. I slike tilfeller bør NKK kontaktes for bistand.
Når styret mottar saker i henhold til fristen i §3-3, plikter de å gjennomgå sakene og eventuelt sende de tilbake til forslagsstilleren dersom sakene hører inn under styret eller er ukorrekt formulert. Styret har i henhold til de Generelle saksbehandlingsreglene i NKK §3 plikt til å veilede klubbens medlemmer slik at de kan ivareta sine rettigheter (forslagsretten). Det vil si at forslag som inneholder mangler må sendes tilbake til forslagsstiller med forklaring og veiledning om hva som må endres. 
Forslagsfristen er ment å gi styret tilstrekkelig tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene, se nedenfor.

Forslagsskjema finner du her.