Gjennomføring av årsmøtet

Årsmøtets oppgaver er å:

1. Godkjenne eller nekte stemmerett for medlemmer, [forhåndsstemmer/fullmakter hvis klubben har dette], innkallingen og saksliste, samt å gi observatører rett til å være til stede 
2. Oppnevne møteleder, referent(er), tellekorps og 2 representanter til å undertegne protokollen fra møtet  
3. Behandle årsberetning 
4. Godkjenne regnskap med revisors beretning 
5. Opprettelse og nedleggelse av avdelinger 
6. Behandle og fatte vedtak i alle saker som er ført opp på innkallingens saksliste. Benkeforslag (nye saker) er ikke tillatt, bare endringsforslag til rettidig fremmede forslag. 
7. Vedta instruks for organer som oppnevnes av årsmøtet. 
8. Vedta medlemskontingent og godkjenne budsjett for neste år
9. Velge: 

• Leder for [1 eller2] år 
• Nestleder for [1 eller 2] år 
• styremedlemmer for [antall, anbefalt: 2] år 
• varamedlemmer for [antall, anbefalt: 1] år  

Årsmøtet har også anledning til å velge sekretær, kasserer eller andre verv direkte. Da må dette fremgå av opplistingen i § 3-4 første ledd bokstav i).
Videre skal det etter § 3-4 første ledd bokstav i) velges

• Revisor for 1 alt 2 år, 1 vararevisor for 1 år [Årsmøtet oppnevner revisjonsfirma]
• Valgkomite med Leder og øvrige medlemmer for [anbefalt: 2] år, samt vararepresentanter for 1 år 

HVILKE SAKER SKAL BEHANDLES?

Hvordan sakslisten legges opp må klubben avgjøre selv. Imidlertid må alltid de sakene som følger av lovene behandles. Det vil si at årsmøtet skal behandle årsberetningen (skal ikke godkjennes, kun behandles/gjennomgås), godkjenne regnskap med revisors beretning og gjennomføre valg. Det er valgfritt om årsmøtet godkjenner budsjettet for neste år, men medlemskontingent skal godkjennes på årsmøtet. I tillegg kan årsmøtet opprette eller nedlegge avdelinger, samt vedta instrukser for organer som årsmøtet har oppnevnt.
Årsmøtet har en plikt til å behandle og fatte vedtak i alle saker som er ført opp på innkallingens saksliste. Benkeforslag (nye saker) er ikke tillatt, bare endringsforslag til rettidig fremmede forslag.
Imidlertid finnes det begrensninger i hvilke saker som bør behandles på årsmøtet. Dersom en sak er underlagt styrets myndighet, jfr. lovmalens §4-3, er det som utgangspunkt styret som skal håndtere denne. Årsmøtets oppgave er å behandle de mer overordnede sakene av betydning for klubben. Dersom beslutningsmyndigheten er delegert (av årsmøtet) til andre organer, f.eks styret, må denne myndigheten tilbakekalles for at årsmøtet skal kunne behandle saken. Enkelte saker skal som følge av dette ikke behandles på årsmøtet.
Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av de saker som ofte behandles på årsmøtet. Dersom klubben ikke fullfører årsmøtet i samsvar med de saksliste årsmøtet har godkjent, f.eks ikke avholder valg, må det innkalles til et ekstraordinært årsmøte.

GODKJENNING AV DE STEMMEBERETTIGEDE MEDLEMMENE

Møtet åpnes ved at årsmøtet godkjenner eller nekter stemmerett for medlemmer samt at eventuelle observatører gis rett til å være til stede. Hvert årsmøte skal ha en møteleder, referent, tellekorps og to representanter til å undertegne protokollen fra møtet. Disse skal ha årsmøtets tillit, altså skal de velges. Det er praktisk at dette gjennomføres før sakene behandles.
Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av årsmøtet. Alle som har vært medlem av klubben i minst tre uker, fyller minst 15 år det kalenderåret årsmøtet avholdes, og har oppfylt sine økonomiske forpliktelser til klubben, har stemmerett.
Det er også vanlig at en innledningsvis spør om årsmøtet kan godkjenne eventuelle observatører.

VALG AV MØTELEDER/ORDSTYRER/DIRIGENT

Styret fremmer forslag til møteleder(e). Møteleder(ene) behøver ikke å være medlem av klubben. 
Møteleder må ha alminnelig flertall for å bli valgt. (alminnelig flertall, dvs 50% + 1 av stemmene, blanke stemmer teller ikke)

Møteleders oppgave er å drive møtet fremover, herunder åpne møtet, sørge for at sakslisten blir gjennomgått, lede diskusjoner, avslutte møtet samt komme med praktisk informasjon. Møtelederen må ha god kjennskap til klubbens lover og sørge for at årsmøtet avholdes på korrekt måte.

Møtelederen skal følge sakslisten og eventuelle endringer årsmøtet gjør til denne. For øvrig kan man legge inn pauser der det er behov.

Det kan være en utfordring å lede et møte med mange deltakere. Den som er oppnevnt som møteleder må sørge for at de som er gitt ordet, holder seg til den oppsatte tiden og til det temaet som diskuteres.

VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN

Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal underskrive protokollen. Eventuelt er det møteleder som presenterer styrets forslag.
Styret bør ha disse navnene klare og ha avklart med medlemmene at de aksepterer å påta seg vervet. Medlemmene (årsmøtet) kan naturligvis også fremme forslag til disse.

GODKJENNE INNKALLING

Under dette punktet på saklisten må det avklares om innkallingen til årsmøtet godkjennes.
Møteleder skal informere om måten innkallingen er gjort på, for så å spørre forsamlingen om det er noen innvendinger til innkallingen. Årsmøtet må være oppmerksomme på at alvorlige feil eller mangler i innkallingsmåten kan resultere i at møtet må utsettes og ny innkalling til årsmøte må foretas. Det sentrale vil være tolkningen av lovteksten i klubblovene. Hvis innkallingen godkjennes erklærer møteleder møtet for åpnet.
Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent. Innkallingen til årsmøtet kan underkjennes, men terskelen for dette bør være høy, ettersom årsmøtet ikke kan avholdes dersom innkallingen ikke blir godkjent. Dette medfører både ekstra utgifter for klubben og sannsynligvis medlemmene også. Det er årsmøtet selv som må avgjøre og vurdere om årsakene til å underkjenne innkallingen er tungtveiende nok. Dersom medlemmene rettigheter ikke er godt nok ivaretatt gjennom innkallingen, vil man kanskje kunne hevde at den bør underkjennes. 

GODKJENNE SAKSLISTEN

Det er styret som legger frem forslag til sakliste.
Under dette punktet på saklisten må det avklares om saklisten godkjennes. Dette gjøres gjerne ved at møteleder viser til foreslått saksliste, for deretter å spørre om det er noen som har bemerkninger til denne. Ettersom årsmøtet er høyeste myndighet i klubben, jf. lovmalens § 3-1, kan årsmøtet selv velge rekkefølgen på sakene årsmøtet skal behandle.

Dersom ingen har bemerkninger, sier møteleder:

Ingen bemerkninger – sakslisten er godkjent.  
Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av saklisten, om det er saker som ikke kan behandles.
På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut.

BEHANDLE KLUBBENS ÅRSBERETNING

Det er styret som legger frem klubbens årsberetning.

Årsberetning er styrets redegjørelse for klubbens aktiviteter, dvs. en form for årsrapport. Dersom klubben har særskilte avdelinger, skal også avdelingenes aktiviteter beskrives i styrets årsberetning, enten med egne årsmeldinger utarbeidet av avdelingene, eller gjennom en beskrivelse utarbeidet av styret.
Før hvert årsmøte utarbeider styret /ved lederen og for eksempel sekretæren) en melding om klubbens drift i året som har gått. Årsberetningen behandles først på styremøte og legges deretter frem for behandling på årsmøtet, jfr. lovmalens §3-4(1)c. 

NKK stiller ingen krav til innholdet i en årsberetning, men anbefaler at denne inneholder følgende punkter:

1. Oversikt over styremedlemmer og andre tillitsvalgte i perioden som er gått
2. Antall styremøter, medlemsmøter, utstillinger, prøver, stevner og andre arrangementer som er avholdt
3. Medlemstallet ved periodens begynnelse og slutt (tilgang og frafall i perioden)
4. Oversikt over økonomien og medlemmenes kontingentforhold
5. Klubbarbeidet, herunder viktige saker som er behandlet
6. Opplysningsarbeid som en har organisert, eller hvor medlemmene har deltatt
7. Kontakt med myndigheter eller andre organisasjoner o.l.
8. Informasjonstiltak eksternt og internts rettigheter ikke er godt nok ivaretatt gjennom innkallingen, vil man kanskje kunne hevde at den bør underkjennes. 
    

BEHANDLE KLUBBENS REGNSKAP, STYRETS ØKONOMISKE BERETNING OG EVT BERETNING FRA REVISOR

Årsmøtet skal behandle:

• Årsberetning
• Regnskap med revisors beretning
• Budsjett for neste år

Det er styret som legger frem regnskapet. Hele klubbens regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles.

Formålet med årsregnskapet er å formidle nyttig og relevant informasjon om klubbens samlede økonomiske utvikling og finansielle stilling. Årsregnskapet skal utarbeides i tråd med regnskapsloven med tilhørende forskrifter og god regnskapsskikk. 

Kassereren legger også i forbindelse med årsregnskapet frem en statusrapport over klubbens eiendeler og gjeld. Dette er på forhånd behandlet og godkjent av styret samt revidert av revisor. På eiendelssiden føres klubbens eiendeler (kassabeholdning, utestående fordringer, inventar, aksjer etc.), og på gjeldssiden føres klubbens gjeld (balanseregnskap). 

Regnskapet skal også inneholde en vinnings- eller tapspost (inntekter- og utgifter) for det enkelte arrangement, enten det er utstillinger, prøver, andre arrangement, medlemsmøter eller tidsskrift. Regnskapsåret følger normalt kalenderåret. Utskrifter av regnskapet er viktig for økonomistyring. Kassereren bør legge frem regnskapsoversikt med jevne mellomrom, slik at styret kan sammenholde inntekter og utgifter mot budsjett gjennom året. 
Ifølge skatteetatens nettsider skal et komplett årsregnskap inneholde følgende:

• resultatregnskap (driftsinntekter, driftskostnader, finansinntekter og finanskostnader)
• balanse (eiendeler, gjeld og egenkapital)
• noter (forklaring til ulike poster i regnskapet)
• eventuelt kontantstrømoppstilling (oversikt over kontantstrøm i selskapet)

BEHANDLE FORSLAG OG SAKER

Deretter går årsmøtet over til å behandle sakene.

For at en sak skal behandles må den være oppført på den sakslisten som er godkjent av årsmøtet. Se «godkjenning av saksliste» over.

Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag bør styret lage en uttalelse til forslaget, der det fremgår om styret støtter forslaget eller ikke.

Dersom det foreligger flere forslag som omhandler samme sak/tema, tilsier organisasjonspraksis at de mest ytterliggående forslagene behandles først og stemmes over. Dette gjelder også lovendringsforslag.
Dersom det foreligger flere forslag om endring av klubbens lov, eller andre bestemmelser, bør disse behandles etter hverandre i kronologisk rekkefølge. Årsmøtet ikke kan behandle lovendringsforslag som ikke fremgår av den saklisten som er gjort tilgjengelig i forkant av årsmøtet, se ovenfor.

I praksis redegjør forslagsstilleren for de ulike sakene og legger dem fram for møtedeltakerne. Hvor omfattende forslagsstilleren skal redegjøre for sakene avhenger av sakens omfang og hvor kjent saken er for medlemmene. Redegjørelsen skal være objektiv og få frem ulike syn og argumenter. Møtelederens oppgave er her å styre agendaen og tilstrekkelig progresjon, slik at en kommer gjennom sakslisten.

Saksbehandlingen bør være slik:

• Saken legges frem
• Forslag til vedtak presenteres
• Ordet gis fritt
• Debatt
• Eventuelle forslag til vedtak (flere)
• Debatten avsluttes
• Avstemning

SÆRLIG OM AVSTEMNING

Det er ikke alltid man kan diskutere seg frem til enighet i saker. Hvis så er tilfelle må det stemmes over saken. Ved å avgi stemme uttrykkes de stemmeberettigedes mening om saken.
Det følger av lovmalens § 3-1 annet ledd at 
Årsmøtet fatter sine vedtak med alminnelig flertall (50 % + 1 av stemmene, blanke stemmer teller ikke). Kvalifisert flertall brukes ved lovvedtak (krever 2/3 flertall) og oppløsing av klubben (krever 3/4 flertall)

Det skilles mellom to typer avstemning – åpen og skriftlig/ hemmelig. 

Åpen avstemning
Den enkleste åpne avstemningsformen er akklamasjon. Hvis det for eksempel bare er et forslag og ingen protester på dette, kan alle klappe i stedet for å stemme. Da teller man ikke stemmer. Er det mer enn ett forslag, skal stemmene telles. For ordens skyld bør det av referatet/protokollen fremkomme hva stemmetallet var. 

Før avstemningen må man vite hvor mange personer som har stemmerett av de som er til stede. Av praktiske hensyn, særlig på store møter, kan det være hensiktsmessig å ha en registrering ved ankomst til møtet. På årsmøter skal det i henhold til lovmalens § 3-4 første ledd bokstav b) oppnevnes/velges tellekorps. Oppgaven til tellekorpset er her å telle stemmene og kontrollere at alt er riktig. Dette kan gjøres på følgende måte:

          Antall stemmer for
    +    Antall stemmer mot
    +    Antall blanke stemmer (gjelder kun ved absolutt og kvalifisert flertall)
    =    Antall personer med stemmerett til stede på møtet

Antallet avgitte stemmer skal stemme med antall stemmeberettigede som er til stede på møtet. Dersom det er avvik mellom avgitte stemmer og antall stemmeberettigede, skal det foretas en ny avstemning før opptelling. 

Ved møter hvor det er mange til stede kan det være hensiktsmessig å ta en ekstra kontroll (kontravotering) for å se om stemmetallet er riktig ved første opptelling.

Det finnes også flere digitale løsninger som hjelpemiddel ved stemmeavgivning. Ta kontakt med NKK for tips og råd her.

Skriftlig avstemning
Skriftlig avstemning eller hemmelig avstemning kan gjennomføres av flere årsaker

• saken er vanskelig, svært viktig eller har store konsekvenser
• det skal velges personer
• det er i henhold til lovene gjort krav om skriftlig avstemning 
• medlemmer i salen krever skriftlig avstemning

Etter lovmalens §3-1(5) kan det alltid kreves skriftlig avstemning. Det er tilstrekkelig at en av de fremmøtte med møte- og stemmerett krever dette. Ved personvalg brukes imidlertid alltid hemmelig valg.

Skriftlig avstemning gjennomføres ved bruk av stemmesedler – i stedet for å rekke opp hånden. Stemmesedlene samles så inn av tellekorpset, og det er lettere å kontrollere at alt går riktig for seg. Skriftlig avstemning medfører også at det blir mindre press ettersom de øvrige på møtet ikke vet hva andre stemmer. 

Stemmesedlene må utformes på en måte som gjør at de er like. Her kan for eksempel styret i klubben utarbeide en egen stemmeseddel som kan benyttes til avstemning på sak. Det er viktig at alle vet hva de skal skrive på stemmeseddelen. Dersom det er flere forslag i en sak, må forslagene skrives opp, for eksempel ved at hvert forslag gis et nummer. Den som stemmer skriver da nummeret på det forslaget vedkommende mener er best. 

Tellekorpset samler inn og teller stemmesedlene. Tellekorpset skal kontrollere at antall stemmer er i samsvar med antall stemmeberettigede på møtet. De som er imot, skriver det på seddelen. De som avstår fra å stemme, leverer blank stemme. Disse vil imidlertid kun telle med der det er krav om absolutt og kvalifisert flertall. Medlemmene bør derfor enten stemme på det ene eller det andre for å kunne påvirke utfallet i en sak. 

Stemmesedlene skal beholdes av tellekorpset, som sørger for at disse blir tilintetgjort etter møtet.

Flertallskrav 
I lovmalens § 6-4 er de ulike formene for flertall definert. Her fremgår det at 
Simpelt flertall 
- Flest stemmer 

Alminnelig flertall 
- 50 % + 1 av de avgitte stemmer 
- Blanke stemmer teller ikke 

Absolutt flertall 
- 50 % + 1 av de avgitte stemmer 
- Blanke stemmer teller 

Kvalifisert flertall 
- 2/3, 3/4 eller annet vedtektsfestet flertall 
- Blanke stemmer teller 
- Bruk er vedtektsfestet

Videre følger det av § 3-1 at årsmøtet fatter sine vedtak med alminnelig flertall, altså 50% + 1 av stemmene, blanke stemmer teller ikke. Ved lovvedtak gjelder kvalifisert flertall (2/3) og oppløsning av klubben krever 3/4 flertall. 

Styret treffer sine beslutninger med alminnelig flertall.

Med simpelt flertall menes at et forslag har fått flere stemmer enn de øvrige forslagene. 

Absolutt flertall vil si at forslaget har fått minst halvparten av alle de gyldige stemmene.

Kvalifisert flertall vil si et flertall som er større enn halvparten av stemmene. Hvor mye som kreves fremgår av lovene. Som nevnt over er det kun ved lovvedtak og oppløsning at kvalifisert flertall får anvendelse i vår organisasjon.

Konsekvensene av stemmelikhet eller at man ikke oppnår alminnelig flertall ved avstemning

Det følger av lovmalens § 3-1 tredje ledd at 

I tilfelle av stemmelikhet er forslaget forkastet. 

Det vil si at dersom det i en avstemning på en sak, ender med stemmelikhet, altså at begge forslagene oppnår 50% + 1 av stemmene, skal forslaget forkastes. 

Imidlertid stiller det seg noe annerledes ved personvalg. Lovmalen legger etter § 3-1 femte ledd opp til at man skal komme fram til en endelig valgt kandidat. Dersom det er tre kandidater til et verv i en klubb og ingen av disse oppnår alminnelig flertall ved avstemningen, skal det gjennomføres ny avstemning. Den kandidaten som fikk færrest stemmer faller ut i neste runde. Det vil si at det da er to kandidater igjen. På denne måten søker lovene å presse gjennom at en av kandidatene skal oppnå alminnelig flertall for så å bli valgt. Dersom klubben har åpnet opp for at det kan stemmes ved forhåndsstemmer, jf. § 3-2 fjerde ledd, skal disse telle med i hver avstemningsrunde fram til en kandidat er valgt. 

På denne måten sikrer lovene at alle muligheter skal være prøvd ut før klubben må innse at de ikke har fått valgt en kandidat med alminnelig flertall, og derfor må ta et nytt valg på ekstraordinært årsmøte.

Stemmeseddel ved personvalg
Utgangspunktet i NKKs lovmal § 3-1 annet ledd første punktum, jf. § 6-4 annet ledd er at 

Årsmøtet fatter sine vedtak med alminnelig flertall (50 % + 1 av stemmene, blanke stemmer teller ikke).

Videre fremgår det av lovmalens § 3-1 femte ledd at 

Det kan alltid kreves skriftlig avstemming. Oppnås ikke alminnelig flertall (50 % + 1, blanke stemmer teller ikke) under første avstemming, gjennomføres ny avstemming. Den kandidat/det forslag som oppnådde færrest antall stemmer faller ut i neste avstemming inntil en kandidat/et forslag har oppnådd alminnelig flertall. Ved personvalg skal eventuelle innsendte forhåndsstemmer telle med i hver avstemningsrunde. Avgitte stemmer på kandidater som ikke er valgbare skal forkastes (også aktuelle forhåndsstemmer).

Ordlyden krever at et medlem velges til tillitsverv ved alminnelig flertall. Med tillitsverv forstås at en kandidat blir valgt til et verv som følge av at medlemmene i klubben har tillit til denne. Lovkomiteen har uttalt at det bør være mulighet for medlemmene til å krysse nei på stemmeseddelen, til de kandidater medlemmene ikke har tillit til. Det er imidlertid opp til klubbene selv å avgjøre hvordan stemmeseddelen skal utformes. Dette ble også vedtatt av NKKs Representantskapsmøte i 2018. Dersom stemmeseddelen utformes uten mulighet til å krysse «Nei», er medlemmenes demokratiske rettigheter ivaretatt ved at man har anledning til å foreslå kandidater i forkant av årsmøtet, jf. lovmalens §§ 3-1 og 3-3.

For at et medlem skal kunne få alminnelig flertall (tillit) er det altså et krav om at 50% + 1 av stemmene er avgitt på denne kandidaten. Det er ikke den kandidat som oppnår flest stemmer (simpelt flertall) som har oppnådd alminnelig flertall, men den som har minst 50% + 1 av de gyldige stemmene som har alminnelig flertall.

Alle gyldige stemmer (ikke blanke stemmer) telles opp, og avgjør om en kandidat på valg har alminnelig flertall eller ikke. Det er totalsummen av stemmene (også forhåndsstemmer dersom klubben har dette) som er avgjørende. Dersom det etter første avstemning ikke er valgt en kandidat til tillitsvervet, gjennomføres ny avstemming inntil en kandidat har oppnådd alminnelig flertall, jf. § 3-1 femte ledd. Hvis klubben har tillatt forhåndsstemmer på sitt årsmøte, skal disse telles med i hver avstemningsrunde jf. § 3-1 femte ledd.

Utgangspunktet etter § 3-4 femte ledd er at benkeforslag ikke er tillatt. Klubbene kan imidlertid ha unntak fra denne regelen.

Dersom klubben ikke makter å velge et beslutningsdyktig styre ut fra de reglene som gjelder for klubben, må årsmøtet velge et interimsstyre. Dette styret skal fungere midlertidig, fram til klubben har fått valgt et fullverdig styre, jf. § 3-4 første ledd. Når interimsstyret skal velges kan årsmøtet komme med benkeforslag, slik at man sikrer klubbens videre drift fram til styret er valgt. Personer som blir foreslått gjennom benkeforslag må også ha alminnelig flertall for å kunne bli valgt. 

Videre er hovedregelen at det nye styret fungerer fra det tidspunkt det er valgt, med mindre noe annet fremgår av vedtaket, jf. § 3-1 fjerde ledd.

Som nevnt over har NKKs Lovkomité tolket hvordan personvalg skal avholdes etter den nye lovmalen. Lovkomiteens konklusjon var at det bør være mulighet til å krysse både «Ja» og «Nei» på stemmeseddelen for å ivareta de demokratiske hensynene i organisasjonen, men at utformingen av stemmeseddelen er opp til klubbene selv å utforme.

Forhåndsstemme og fullmakt
Det følger av lovmalens § 3-1 fjerde ledd at klubbene kan åpne opp for bruk av forhåndsstemmer og fullmakter ved avstemning. I mange sammenhenger kan dette være svært nyttig for å få medlemmene til å ta del i de beslutningene som skal tas på årsmøtet. Likevel vil aldri forhåndsstemmer eller fullmakter kunne erstatte den debatten som foregår på det fysiske årsmøtet, og Norsk Kennel Klubs klare anbefaling er at medlemmene i klubben bør møte personlig på årsmøtet. Derfor bør klubbene være oppmerksomme på om det er hensiktsmessig å åpne for dette i sine lover. Mest praktisk er det nok for større raseklubber som er landsdekkende. Her vil det for eksempel være enkelt for et medlem som bor langt unna det stedet årsmøtet skal avholdes, å ta del i de beslutningene som skal tas. Landsdekkende klubber bør likevel vurdere om det, av hensyn til medlemmene, være hensiktsmessig å flytte årsmøtet geografisk fra år til år, eventuelt vurdere digitalt årsmøte. 

Hva gjelder fullmakter sier ordlyden i lovmalens § 3-1 at 

Ønsker klubben å gi medlemmer mulighet til å la seg representere i årsmøtet ved fullmakt, må dette fremgå av lovene. I så fall skal det i lovene angis et (lavt) maksimalt antall fullmakter pr fremmøtt medlem. Anbefalt antall er ikke mer enn 2 for å unngå at et fåtall medlemmer kan representere et flertall på møtet.

Teksten over er en veiledning for klubbene og det må skrives en egen tekst i lovene med avsnittet over som utgangspunkt. Utgangspunktet for fullmakter er at det er personen som gir fullmakt, som avgjør rekkevidden av denne. Det vil si at fullmaktsgiver kan instruere fullmektigen (den som møter på årsmøtet) om hvordan stemmegivningen skal skje. Imidlertid er det mest hensiktsmessig at fullmaktsgiver gir fullmektigen anledning til å stemme på dennes vegne, uten noen begrensninger. Det er dette som er mest vanlig i organisasjonssammenheng. En fullmaktsgiver kan alltid tilbakekalle fullmakten. Det kan være hensiktsmessig at klubben (årsmøtet) vedtar en mal for hvordan fullmakten skal se ut. På den måten sikrer man at fullmaktene er enkle å forholde seg til samt riktige.

Forhåndsstemmer kan også benyttes som stemmeform. Dette må også hjemles i lovene. Lovmalen § 3-1 sier følgende om forhåndsstemmer

Bruk av forhåndsstemmer skal være hjemlet i lovene og det må angis hvordan forhåndsstemmer skal sendes inn. Forhåndsstemmer kan kun brukes på valg.

I henhold til lovmalen skal det angis hvordan forhåndsstemmer skal sendes inn. Dette må gjøres på en måte som sikrer at det foregår hemmelig valg. Det vanlige er at forhåndsstemmen legges i en blank konvolutt som igjen legges i en ny konvolutt som sendes til klubben. Her må det merkes medlemsnummer/navn, slik at klubben vet hvem som har forhåndsstemt. Forhåndsstemmene må sendes til klubben, og her står klubben selv fritt til å velge hva som er hensiktsmessig. Norsk Kennel Klub anbefaler imidlertid at forhåndsstemmene sendes til valgkomiteen. Både fordi at dette ligger naturlig i komiteens oppgaver, men også fordi det er praktisk at dette ligger til noen utenfor styret. Styret vil også ha nok med å forberede fram mot selve årsmøtet. Når forhåndsstemmene mottas skal bare den første konvolutten åpnes, og den blanke oppbevares på en betryggende måte fram mot årsmøtet. Det er først da den skal åpnes.

Videre bør årsmøtet vedta en stemmeseddel for forhåndsstemmer, slik at man sikrer lik avstemning hvert år. 

FASTSETTE MEDLEMSKONTINGENT

Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til kontingentsatser for klubbens medlemmer.

VEDTA KLUBBENS BUDSJETT (frivillig)

Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for hele klubben, eventuelt inkludert avdelingene.

VALG

Alle klubber i NKK må minimum velge følgende tillitsverv:
Etter lovmalens §3-4(1) i) skal det på årsmøtet velges: Leder for [1 eller2] år 

• Nestleder for [1 eller 2] år 
• styremedlemmer for [antall, anbefalt: 2] år 
• varamedlemmer for [antall, anbefalt: 1] år  

I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som klubbens egen lov eller organisasjonsplan foreskriver. Årsmøtet har altså anledning til å velge sekretær, kasserer eller andre verv direkte. Da må dette fremgå av opplistingen i § 3-4 første ledd bokstav i).

Det er valgkomiteen som innstiller personer til alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som innstilles av idrettslagets styre. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.  

Årsmøtet kan velge hvem som skal representere klubben/regionen på representantskapsmøtet og møter i de organisasjonsledd klubben har representasjonsrett til. Alternativt må årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne slike representanter.

Valgkomiteen/møteleder legger frem valgkomiteens innstilling, ev. liste over kandidatene som er på valg.  Hvis det ikke er flere kandidater til valg enn det er plasser, gjennomgår dirigenten listen og ber medlemmene velge kandidatene ved akklamasjon.

Se nærmere redegjørelse for gjennomføring av valg i «veileder for valgkomiteen» som du finner her

BESLUTTE OM DET SKAL ENGASJERES REVISOR

Det er styret, eventuelt møteleder, som legger frem forslag til beslutning om å engasjere revisor. 

AVSLUTNING AV MØTET

Møtet er nå gjennomført. Møteleder bør for ordens skyld spørre deltakerne om det er innsigelser eller kommentarer til gjennomføringen av møtet. Deretter avsluttes møtet og møteleder kan da si at årsmøtet er hevet. Takk for nå og vel hjem.
Likevel kan det være at medlemmer har behov for å diskutere saker, da årsmøtet er et forum der mange medlemmene møter. Saker som ikke står på sakslisten eller blir diskutert i etterkant skal ikke protokollføres. Styret kan imidlertid merke seg diskusjonen, og ta dette med seg i videre arbeid.