Fra seks til to avdelinger i «nye NKK»

Marianne Ono Njøten og Cecilie Holgersen, avdelingsledere Norsk Kennel Klub. Foto Cilje H A Moe
Marianne O. Njøten og Cecilie Holgersen leder de to nye avdelingene hos NKK. Foto: Cilje H. A. Moe

For å gjøre NKK mindre avhengig av aktivitetsbaserte inntekter i fremtiden, er det i ferd med å bli satt i gang omfattende omstrukturering av hele NKK. Det betyr store endringer også innad i administrasjonen. 

 

Tekst: Kjetil Vataker Johansen, politisk rådgiver NKK. Foto: Cilje H.A. Moe

Målet er å finne frem til en struktur og driftsmodell som gir en sikker og bærekraftig drift for NKK. For administrasjonens del handler det i stor grad om å finne mer effektive måter å løse oppgavene på, slik at man skal kunne yte best mulig service til klubber, forbund, oppdrettere og enkeltmedlemmer på tross av stor nedbemanning.

– Organisasjonen er nødt til å spare penger, og vi er derfor tvunget til å nedbemanne. I administrasjonen har nå seks avdelinger blitt til to, og antall årsverk vil bli redusert fra 36 til 25 frem mot sommeren, sier Cecilie Holgersen, leder for den nyopprettede administrasjonsavdelingen. 

Administrasjonens ledergruppe består nå av administrerende direktør Torbjørn Brenna, Cecilie Holgersen, og Marianne Ono Njøten som skal lede den nye fagavdelingen.

– Med den nye og mye mindre administrasjonsstørrelsen var det naturlig å også redusere antall avdelinger og avdelingsledere. Da ble dette en naturlig inndeling, med NKKs kjerneområder samlet i en fagavdeling, og det administrative samlet i en administrasjonsavdeling, sier Njøten. 

I tillegg til de to avdelingene har NKKs advokat blitt plassert i stab, direkte under administrerende direktør.

– Denne funksjonen skal være rådgivende for både administrerende direktør og begge de nye avdelingene, og det var derfor en logisk plassering, sier Holgersen.

Stor verdi i å samle avdelingene

Selv om omstruktureringen er utløst av et behov for å gjøre NKK mer økonomisk bærekraftig, og mange ansatte forsvinner, er det flere positive sider ved grepene som nå er gjort i administrasjonen.

– Omstruktureringen vil utvilsomt bringe med seg flere positive momenter. Å slå sammen ulike avdelinger vil blant annet gi tettere og bedre samarbeid på tvers av de ulike fagfeltene. Dette vil på sikt øke effektiviteten og redusere sårbarheten i arbeidet som gjøres, sier Njøten.

Hun minner likevel om at vil ta litt tid før alt er på plass og fungerer som det skal. 

– Strukturen må sette seg, og det vil naturligvis ta litt tid før alt er helt innarbeidet. Det er et stykke igjen før man kan høste gevinstene av en sammenslåing av avdelingene, men jeg har stor tro på at vi har funnet en fornuftig og god løsning, utdyper Njøten. 

Å gjøre administrasjonen enda bedre rustet til å tjene klubber, forbund og oppdrettere har vært viktig i prosessen med å lande den nye strukturen. 

– Omorganiseringen har forsøkt å ta opp i seg de signalene som har kommet fra klubber og forbund og deres tillitsvalgte, og målet er at administrasjonen i enda større grad skal settes opp for å gi den støtten til klubber og forbund som de ønsker og forventer, sier Njøten.

I tillegg er det også viktig at enkeltmedlemmet skal oppleve omstruktureringen som noe positivt, og at ting skal forløpe slik de gjorde før koronapandemien.

– Vi vil jo at enkeltmedlemmene skal få en like god, eller bedre service enn tidligere. I første omgang betyr det at vi ønsker at medlemmene skal merke minst mulig til nedbemanningen og rasjonaliseringen vi gjør, og at vi ikke må øke saksbehandlingstidene, sier Holgersen.

Samler NKKs kjernetjenester

– Når vi måtte ned på antall avdelinger, ønsket vi å samle alt det hundefaglige under ett. Det er store synergieffekter å hente på tvers av de tidligere avdelingene, og tanken er å kunne utnytte den kompetansen vi har på tvers av de ulike fagområdene enda bedre enn tidligere. Det blir lettere når vi er én avdeling som jobber tettere sammen, sier Njøten.

Den nye fagavdelingen omfatter alle de tidligere avdelingene som kan omtales som NKKs kjernetjenester. Med alt som inngår i registreringstjenester, helsetjenester, screeningundersøkelser, aktiviteter, dommerutdanning, rasestandarder, kennelnavn, og så videre.

– De som er i kontakt med den nye fagavdelingen vil forhåpentligvis merke at organisasjonen totalt sett blir mer strømlinjeformet. At det blir mer tydelig hva de skal henvende seg til klubber og forbund for, og hva de skal henvende seg til administrasjonen for, sier Njøten.

Det er allerede besluttet at det vil bli endringer i hva som håndteres av administrasjonen, og hva som skal håndteres av andre deler av organisasjonen. Hovedstyret har blant annet vedtatt å sette ut arrangeringen av nordiske og internasjonale utstillinger fra NKKs administrasjon til klubbene. Planen er at også flere av NKKs aktiviteter i fremtiden skal arrangeres av NKKs klubber og forbund.

– Administrasjonens oppgave vil dreie mer over til å være en brukerstøtte for klubber og forbund i deres avholdelse av aktivitetene. I tillegg vil vi naturligvis fortsette å bistå klubbene på andre områder også, som å bistand i å ivareta raseansvaret, og arbeide videre med det viktige avls- og helsearbeidet, sier Njøten.

Hun forklarer at det i prinsippet vil bli slik at enkeltpersonen som skal delta på de ulike aktivitetene må forholde seg direkte til arrangøren i klubben eller forbundet i fremtiden. Mens det som omhandler registrering, regelverk og den type ting skal sannsynligvis fortsatt håndteres av administrasjonen.

– Ryggraden i hele NKKs virke er registrering av rasehunder, og dette skal vi naturligvis fortsette med. Har vi ikke registreringen av hunder, har vi ingen kennelklubb. Det er registreringen som gjør det mulig å jobbe godt med alle de andre områdene, blant annet avl og helse, som Njøten trekker frem som et viktig satsningsområde. – Vi har allerede et stort fokus på helseaspektet. NKKs Hovedstyre ønsker likevel at det skal jobbes enda mer med rasehundens sunnhet, velferd og utvikling i tiden som kommer.

Driften på siden av hundefaglige

De aller fleste organisasjoner har en samlet administrasjon. For NKKs del innebærer det de fagområdene som ikke går direkte på det hundefaglige, men som likevel er vesentlig for driften.

– Det er mange som snakker med oss som jobber i NKK, men veldig få er i direkte kontakt med de ansatte på administrasjonsavdelingen. Selv om disse også er spesialiserte på NKK-tematikk, jobbes det på denne avdelingen stort sett med saker som berører alle hundeiere og hele organisasjonen. Det gjør at medlemmene sjelden forholder seg direkte til de ansatte på denne avdelingen, sier Holgersen.

Administrasjonsavdelingen, som er et midlertidig navn, består av de tidligere avdelingene marked og kommunikasjon, økonomi regnskap og HR, og IT-utvikling. Selv om dette ikke dekker NKKs kjerneoppgaver er det mange av NKKs viktige oppgaver som løses her.

– Denne avdelingen står for innholdsproduksjon til nettsider og sosiale medier. Vi produserer Hundesport og drifter NKK-butikken. Vi gir både generell og en-til-en-rådgivning til de som skal kjøpe hund gjennom Kjøpehund.no. I tillegg til å holde i alt rundt organisasjonens økonomi, som for eksempel å samordne og søke om momskompensasjon på vegne av klubber og forbund, sier Holgersen.

Hun trekker også frem at mye av organisasjonens arbeid med politiske saker utarbeides på avdelingen. 

– Avdelingen bistår Hovedstyret og ledergruppen med medie-, og politisk arbeid. I disse dager er det et blant annet et stort fokus på å få frem NKKs meninger i revideringsarbeidet av hundeloven som nå pågår, sier Holgersen. Hun mener det er mye å tjene på å slå sammen avdelingene til en større enhet.

– Medarbeiderne i den nye administrasjonsavdelingen har til en viss grad jobbet sammen også tidligere, men man tenker litt annerledes når man er én avdeling. Jeg tror derfor det vil være mye å hente på å slå sammen disse avdelingene.

Medlemsservice, faktura, regnskap trekkes frem som eksempler på områder hvor det er mye å tjene på å samordne arbeidet bedre, i tillegg til det viktige IT-utviklingsarbeidet som skal gjøres. 

IT-utvikling og selvbetjente løsninger

– IT-utviklingsarbeidet ligger til den nye administrasjonsavdelingen, men det vil bli et samarbeid på tvers av begge avdelingene. Det er fagavdelingen som jobber tettest på klubber og forbund, og som dermed sitter med kunnskap om behovet. Vi er derfor avhengig av bidrag derfra, sier Holgersen. 

Det er Representantskapsmøtet som avgjør for hvor stor IT-satsningen skal bli. Med et utsatt RS er det usikkert hvordan dette arbeidet vil bli i 2021. 

– For at NKKs klubber og forbund skal bli i stand til å gjøre en større andel av oppgavene selv, er vi helt avhengig av å utvikle IT-systemene. Ting må automatiseres i langt større grad, og vi må få på plass gode kommunikasjonskanaler direkte til NKKs administrasjon for at vi skal kunne bistå de tillitsvalgte, klubber og forbund på en god og effektiv måte, sier Holgersen.
Det dreier seg om å opprette gode møte- og saksbehandlingsportaler, slik at man kan følge opp saker på en bedre måte, og gjøre ting enklere for arrangørene ved for eksempel å forenkle terminlistene.

– Vi tror klubber og forbund vil ha både glede og nytte av å kunne løse ulike oppgaver selv. Men for at de skal kunne få til dette på en god og effektiv måte er vi helt avhengig av å få en del automatiske kontroller på plass i systemet, presiserer Holgersen.

Det jobbes fortsatt med å lande en endelig plan og struktur for fremtidens NKK. Det er fremdeles usikkert akkurat hvilken retning NKK vil ta, og hva arbeidsgruppen som kommer til å jobbe med disse spørsmålene vil anbefale.

To nye avdelinger er uansett på plass i administrasjonen, med dedikerte ansatte som er genuint interesserte i hundesaken. Klare for å utføre det oppdraget som medlemsklubber, -forbund og regioner vil de skal gjøre.

 

Våre samarbeidspartnere: